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放大字体  缩小字体 发布日期:2024-05-08  来源:
核心提示:外部审核、检查应对工作指引!
 01  目的
 
       为了做好公司外部审核、检查的接待工作,明确相关人员在外部审核、检查时的行为规范,特制定本工作指引。
 
       本工作指引适用于管理体系外审、客户审核、政府部门检查、评级等相关工作。
 
02  定义
 
       审核员:客户、审核机构、政府部门派来的体系审核、检查、 评级人员;
 
接待人员:本公司负责接待审核员的人员;
 
陪同人员:审核、检查、评级过程中本公司的陪同人员;
 
       现场人员:审核、检查、评级过程中,审核员在现场问到的人员。
 
 
03  职责
 
3.1 接待人员工作职责:
 
(1)事先将审核员的工作目的、范围、时间等传达给相关部门;
 
(2)根据审核员工作内容,制定本公司各部门的工作计划;
 
(3)负责安排审核员的往来接送、饮食、住宿、其它活动的日程安排等。
 
3.2 陪同人员工作职责:
 
(1)正确理解审核员的问题,并恰当地解答、回复;
 
(2)提供审核员所需的文件资料;
 
(3)带领审核员到达所需的审核现场;
 
(4)审核员进入现场前对其进行必要的安全教育,并确保其已配置足够的防护用品。
 
3.3 现场人员工作职责:
 
(1)正确理解审核员的问题,并恰当地回复;
 
(2)提供审核员所需的文件资料。
 
 
04  人员选择
 
4.1 接待人员的资格要求:
 
(1)职务级别满足审核员的要求;
 
(2)人际交往能力较强;
 
(3)沟通表达能力较好;
 
(4)对审核员有一定认识或已有业务往来的。
 
4.2 陪同人员的资格要求:
 
(1)职务级别满足审核员的要求;
 
(2)对公司或本部门的业务流程熟悉;
 
(3)沟通表达能力较好;
 
(4)反应快,应变能力强。
 
4.3 现场人员的资格要求:
 
       现场人员通常不能事先确定,尽可能安排操作熟练的老员工或班组长去应对。
 
 
05  活动程序
 
5.1 准备
 
5.1.1 接待人员收到审核员的工作计划后,制定本公司的工作计划,并将其传达给相关部门;必要时可组织各部门开会讨论;
 
5.1.2 各部门收到接待人员的信息后,及时准备审核所需的文件、资料;
 
5.1.3 各部门在审核前需对本部门进行自查,重点是审核员关注的问题、内容、项目等;
 
5.1.4 针对自查出的问题,各部门尽可能在审核员到达前完成整改;对于不能完成的整改项目,应事先做好应对措施;
 
5.1.5 各部门指定陪同人员;
 
5.2 接待
 
5.2.1 接待人员要确定好审核员到达时间、人员名单等,视情况摆设“欢迎 xx 光临指导” 之类标语或标牌;
 
5.2.1 接待人员要确定好接待地点,并准备好相关设施(会议室、电脑、投影仪、数码相机、接待用安全帽、饮料等);
 
5.2.2 陪同人员要携带好相关文件、资料,提前进场;
 
5.2.4 双方人员到齐后,由接待人员介绍公司状况及各陪同人员姓名、职务。
 
5.3 审核
 
       陪同人员及时提供审核员所需的文件资料并解答审核员提出的问题,特别注意事项:
 
(1)提供给审核员的文件事先要检查过,有问题的资料(如:内容不完整的,问题点未改善的,纠正措施不具体的等)不要提交给审核员;
 
(2)审核员若无特别要求,不要提供整个资料夹的文件;
 
(3)与本次审核内容无关的文件、记录尽可能不要给审核员看到;
 
(4)不要带审核员到与审核内容或其产品无关的车间、部门、场所;
 
(5)公司ftp共享资料夹不能打开给审核员看到;
 
(6)个人邮箱里的邮件不能打开给审核员看到;
 
(7)所用的u盘只能存放与本次审核有关的电子档文件;
 
(8)认真听取审核员的意见,耐心地有礼貌地回答审核员的问题,避免争吵;
 
(9)不知道如何回复时向上级或其它陪同人员请教;
 
(10)如果发现有回答错误或资料提供错误时,应在审核结束前向审核员提出更正;
 
(11)现场审核时,必须保证每个审核员身边都有人陪同,不可以让审核员单独与现场员工交谈或单独在现场查找问题;
 
(12)现场审核时,若陪同人员先于审核员发现问题时,应私下知会在现场的相关部门负责人;
 
(13)现场审核时,现场人员回答不清楚或错误时,陪同人员要及时提示、纠正;
 
(14)审核员要求帯走产品技术性文件(如:图纸、工艺卡片、作业指导书等)时应委婉地拒绝,并请示上级领导;
 
(15)审核过程中不要提及与审核方同行或其竞争对手有关的信息。
 
5.4 总结
 
       总结会议时,各部门陪同人员应认真听取审核员的总结发言,尊重审核员的意见,针对问题点要做好记录。
 
5.5 问题点回复
 
5.5.1 审核方有要求时,按审核方要求的格式回复问题点的整改措施,并提供相关证据;
 
5.5.2 审核方无要求时,按本公司的格式回复问题点的整改措施,并提供相关证据;
 
5.5.3 注意事项:
 
(1)容易实施的整改措施要尽可能按审核员的意见和方法去实施;
 
(2)整改措施实施难度大的,完成期限可以定迟一些,或者只整改少部分容易完成的内容;
 
(3)整改措施成本太高或条件不具备,暂无法实施的,应注明无法实施的原因;视情况可设定一个较远的预计实施日期。
编辑:foodqm

 
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