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放大字体  缩小字体 发布日期:2011-11-24  来源:食品伙伴网  作者:陈诗吟  浏览次数:3798
核心提示:食品安全小组是食品安全管理(haccp)体系建设中的核心部门,本文结合现有企业实践管理模式,探讨了如何建立和管理食品安全小组团队,使之能实现其对食品安全管理体系应有的支撑作用。
陈诗吟[1]
中国检验认证集团福建有限公司
摘要:食品安全小组是食品安全管理(haccp)体系建设中的核心部门,本文结合现有企业实践管理模式,探讨了如何建立和管理食品安全小组团队,使之能实现其对食品安全管理体系应有的支撑作用。
关键词:食品安全小组 食品安全管理(haccp)体系 qc小组 沟通 持续改进
食品安全管理(haccp)体系在中国的推广已有多年,作者作为一名食品安全管理体系审核员,在多年的审核活动中见证了中国企业在食品安全管理领域上的耕耘和成长,也调查了不少企业食品安全小组的活动现状。结合企业的管理实践,以及审核活动的经验,作者探讨了构建食品安全管理小组和开展小组活动的管理要求,以促进组织食品安全管理体系的动态发展和持续改进。
1.食品安全小组的概念
“食品安全小组”是iso22000:2005《食品安全管理体系 总要求》中明确提出要求建立的一个特有的管理机构,依据iso22000的要求,食品安全小组的职责至少包括了:
批准前提方案;
实施危害分析;
策划和实施对控制措施和(或)控制措施组合进行确认所需的过程;
验证和改进食品安全管理体系;
评价食品安全管理体系;
确保食品安全管理体系的更新
由此可知,食品安全小组的作用主要是在食品安全小组组长的带领下,保证食品安全管理体系的动态有效运行和持续发展,因此,如何管理食品安全小组,使之有效开展活动,是组织建立和保持食品安全管理体系的首要任务。
2.目前食品安全小组的活动现状
目前在企业的食品安全管理实践中,食品安全小组的活动情况不尽人意,普遍存在以下2个特点:
a) 成员象征性:不少企业的食品安全小组成员,通常由公司副总及各部门负责人构成,表面上是满足标准中关于“食品安全小组应具备多学科的知识和建立与实施食品安全管理体系的经验”的要求,而实际上是将列入食品安全小组成员,作为一种荣誉和地位的象征,从而导致了不少成员既不具备食品安全学科的知识,也不参与实际的食品安全管理和实施工作,小组成员无法发挥其应有职责。
这样的直接后果是造成部分小组成员缺乏食品安全方面的敏感意识和一线信息来源,在各种内、外部变化发生后,无法及时地将各种有价值的信息传达给相关部门,直接导致了后续可能的更新活动和应急活动的开展。
b) 活动隐形化:食品安全小组在体系建立之初,承担着策划管理体系、实施危害分析、确认控制措施组合等重要责任,因此,小组活动频繁,小组成员互动良好。而在食品安全管理体系建立后的实施运行阶段,食品安全小组由于没有具体的策划任务,往往不再主动开展任何活动,进入休眠状态,或将小组活动与公司的部门例会、培训活动融为一体。食品安全小组人员没有渠道系统地对现有体系中的各种数据信息进行有效分析,导致改进乏力。
因此我们常常看到不少的企业haccp计划,oprp文件等自体系建立完成后,多年来一成不变,而实际操作与文件要求渐行渐远,最终导致体系运行的脱节。
3.食品安全小组的良好管理要求
如何让食品安全小组有效地开展各项工作,成功担负起应有的责任呢?应从人员和活动两方面进行综合考量,既需要准确选择适宜的食品安全小组成员,又需要通过建立良好的沟通模式,创建多样化的活动机制等多方式来促进食品安全小组有效地开展活动。
3.1 合理选择食品安全小组成员
3.1.1成员人选的选择:应选择真正懂产品、有技术和管理经验的不同领域的人员来组成,例如,品控、生产制造、工程、研发等,使食品安全小组成为一个“技术管理型”团队。那些未直接参与公司食品安全管理工作,又缺乏专业知识背景的人员不宜参加。此外,食品安全小组可以聘请外部专家共同参与,但是,食品安全小组组长应有组织内部人员担任,并能够确实起到领导和管理食品安全小组的作用。
3.1.2人数及组织架构:一般食品安全小组成员人数控制在4~6名,过多的小组成员,不利于有效开展沟通,并会导致部分小组成员在活动中成为“静默者”,无法发挥作用;过少成员,则可能导致影响信息收集和体系更新的时效性和准确性。而针对不同的组织,其食品安全小组的组织架构,也不一定是单一的“组长 组员”模式,可以建立多种模式来实现。
例如,对于产品多样化的体系,可以考虑建立各自产品的食品安全分小组,并指定食品安全分组长开展日常管理,而通过一个食品安全小组组长来协调相关活动。如下图:

对于组织机构或生产流程复杂的体系,则可以考虑建立食品安全管理小组和食品安全执行小组2个层级的架构,管理小组成员负责协调不同部门之间的信息;而执行小组(一般为生产和品管部门)则负责收集来自包括生产流程和品质控制过程的具体细节信息,这样可以满足来自纵向和横向沟通信息的需求。如下图:


发挥食品安全小组组长的领导作用
gb/t22004-2007《食品安全管理体系gb/t22000-2006的应用指南》5.5 强调食品安全小组组长是每个组织食品安全管理体系的核心,这同样适用于食品安全小组的活动。有些企业负责人将自己任命为食品安全小组组长,从形式上突出食品安全的重要性;但由于日常经营事务繁忙,无暇组织和参与,反而阻碍了小组的正常活动。因此,在食品安全小组组长人员的选择上,既要考虑其领导地位,也要考虑其管理功能和技术背景。
作为食品安全小组的领导者,小组组长应至少保障发挥以下几方面的作用:
主动组织小组成员开展各类活动,以推动成员的积极性;
培训和发展小组成员的知识和技能,以保障成员职责的有效发挥;
确保各项资源、信息和知识的获得,为小组活动构建活动平台
创造一个公开和可信赖的环境,以确保沟通的充分性
协调食品安全管理体系的所有任务,从而落实小组活动的结果。
建立良好的沟通模式
沟通交流是食品安全小组成立的主要目的之一。建立良好的沟通模式,以确保食品安全小组成员及时获取来自组织内外和体系运行中涉及的各种信息,是保障食品安全小组发挥其作用的开端。
建立良好的沟通模式,有两个关键的内容,一是“沟通什么”,二是“怎么沟通”,
“沟通什么”: 与食品安全管理相关的信息千丝万缕,在iso22000:2005《食品安全管理体系总要求》5.6.2内部沟通中,提到了13个需要关注的信息,这是沟通的主要内容。但食品安全小组在日常运作中往往由于职责不明或意识不强,容易遗忘或忽略。因此组织可以建立一个《变更识别指南》,针对每个食品安全小组成员的岗位和技术背景,指导其应关注的可能变更的重点事项,并及时进行沟通。以下是《变更识别指南》的部分示例:
《变更识别指南》示例
小组成员姓名:xxx   
负责区域:工程设施
5.6.2 条款
需要关注的信息
c)生产系统和设备
是否有生产系统、设备的改造和升级?
是否有生产设备的维修,尤其是可能涉及到影响加工温度、时间和压力的维修;或者是与食品直接接触部件的维修?
监视、测量设备检定结果是否有异常?
生产系统或设备的维护保养结论是否有异常?
润滑或使用药品是否有变更?
d)生产场所,设备位置,周边环境
设备位置是否有变更?
是否有基础设施或生产场所的修缮?
g) 人员资格
基础设施和关键设备维护人员是否有变更?
h)法律法规标准要求;
是否有与生产设备有关的法规法规标准的更新?
m)影响食品安全的其他条件
是否有设备设施的紧急事件发生 ?紧急事件的处置措施如何?是否有制定对应的措施?
   
“怎么沟通”:沟通的方法多种多样,开会、记录、文件甚至于使用网络,都可以实现沟通,而如何实现“有效果的沟通”,则需要考虑以下几个方面:
a)明确的沟通指向性:由于食品安全小组的沟通活动是“技术和实践管理”层面上,目的在于全面识别、系统分析来自体系内外各种变更的信息,进而对前提方案、操作性前提方案、haccp计划,乃至体系进行变更或改进,因此这类沟通不同于企业日常的工作会议,在形式上,食品安全小组沟通活动应独立开展,不宜和其他日常交流的活动混为一谈。
b)适度的文件化:由于食品安全小组日常的沟通活动是不连续的,而各种活动之间又具有关联性,因此,应将每次沟通的关键信息和沟通结果进行记录保持,有助于后续活动的开展。
c)沟通的充分性:沟通的目的在于充分发挥小组成员的多学科的知识,和多角度的经验,因此摒除“静默者”,让所有的食品安全小组成员畅所欲言,成了沟通成败的一个关键。这就需要食品安全小组组长充分发挥协调功能,摒除部门利益、性格差异等因素的不利影响,构建良好的沟通氛围。
创建多样化的活动机制
企业在建立和实施食品安全管理体系的实践中,不仅可通过“食品安全小组”这一特殊的管理平台,开展食品安全管理体系日常的更新、确认和验证等活动,同时,还应创建多样化的活动机制,使“食品安全小组”发挥更多的技术和管理作用。不同企业,依据人员能力、体系成熟度等,可开展的活动各有不同。
“过程评审制” :所谓“过程评审”是指,食品安全小组,以过程为单位,对组织现有的管理和生产过程进行系统地评审,以系统评估现有过程运作模式的适宜性和有效性,进而识别体系更新和改进的需求。
食品安全管理体系虽然建立了内部审核和管理评审的机制,以实现对体系的适宜性、符合性和有效性进行系统的评审,但,内部审核为了保证审核的独立性,往往选择非同部门人员来进行审核,牺牲了审核所应有的专业性;同时,内审通常以部门为受审核主体,割裂了管理活动流程的完整性;而管理评审的有效性,又常受制于评审输入的不完整和评审活动的不充分,在实践中存在着发挥效用不足的弊端。 
 组织可以考虑通过建立“过程评审制”来进行补充,即以食品安全小组为一个评审主体,对单个管理或生产过程,结合实践情况和文件逐个进行评价分析。这种活动机制,一方面,可以促进小组成员对其他流程的系统认识,从而认识体系全貌进而,促进彼此的沟通;另一方面,通过过程评审,可充分评估部门与部门、流程与流程之间的衔接情况,实际管理活动和文件规范之间的融合程度,从而寻找薄弱环节,及早采取适宜的预防措施,避免问题的产生。“过程评审制”一般一年只进行1次即可,除非组织有重大的变更。
“项目实施制” :即组织可以引进“qc小组活动”的模式,引导食品安全小组确定相关管理课题,在设定目标的基础上,开展原因分析、活动策划等系列活动,从而实现改进活动。这样的活动机制,可以有效地使食品安全小组由被动的食品安全信息收集者,转变为主动的体系改进推动者。
食品安全小组,是食品安全管理体系运作的基础平台。依据食品安全小组的管理要求,建立食品安全小组团队,可以保持食品安全小组的活力,进而形成推动食品安全建设的强大动力,跨出管理体系动态发展的第一步,从而带动各部门和员工,准确地开展各项工作,使食品安全管理体系保持持续的运作状态。


 
编辑:foodvip

 
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关键词: 持续改进
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